Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel. Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...).
Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, archivage, …), que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour SODAUTO SAS, dont le siège social est 115 rue Gervolino, 98800, Nouméa, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par SODAUTO SAS, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer. SODAUTO SAS se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité.
Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
Sommaire
1. Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?
2. Quelles sont les données que nous collectons ?
Les données que vous nous communique directement
Les données personnelles qui nous sont communiquées
Les données que nous collectons automatiquement
3. Sur quelle base repose les traitements de vos données ?
L’exécution des relations contractuelles
Le respect d’une obligation légale
Votre consentement
Les intérêts légitimes de SODAUTO SAS
4. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Concernant les données des clients et prospects
Concernant les fichiers Fournisseurs partenaires
En matière de recrutement
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vos droits sur vos données
L’exercice de vos droits
6. A qui transmettons-nous vos données ?
Les fichiers clients et prospects
Les fichiers Fournisseurs partenaires
7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
8. Comment sécurisons-nous vos données ?
9. Champs obligatoires
10. Politique Cookies.
Qu’est-ce qu’un Cookie ?
Comment s’opposer à l’installation des cookies tiers ?
Nos engagements
Quels sont les cookies utilisés ?
11. Privacy by Design/by Default
12. Accountability
1. Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?
Les données que SODAUTO SAS collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :
Effectuer des opérations relatives à la prospection :
Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs partenaires :
Pour ce qui concerne les données des candidatures à un emploi :
De façon générale, SODAUTO SAS ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
2. Quelles sont les données que nous collectons ?
SODAUTO SAS collecte différents types de données personnelles vous concernant. Les données que vous nous communiquez directement :
….. De façon générale, lorsque vous échangez avec SODAUTO SAS de toute autre manière.
La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astérisque, sont indispensables à SODAUTO SAS pour traiter votre demande. Sans ces informations, SODAUTO SAS ne pourra traiter votre demande. Pour plus d’informations, consultez l’article 9 des présentes. Les données personnelles qui nous sont communiquées dans le cadre de la gestion des candidatures, des cabinets de recrutement ou des agences d’intérim sont susceptibles de transmettre à SODAUTO SAS des CV et lettres de motivations des candidats. Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site renault.nc, notamment, les informations sur votre navigation. SADAUTO SAS utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site. Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.
3. Sur quelle base repose les traitements de vos données ?
SODAUTO SAS collecte vos données personnelles pour les finalités décrites à l’article 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, SODAUTO SAS collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.
Certaines de vos données sont traitées par SODAUTO SAS pour :
SODAUTO SAS pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :
En matière de recrutement, la vérification des compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus.
4. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Vos données sont conservées par SODAUTO SAS pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées à l’article 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.
Concernant les données des clients et prospects
Vos données seront conservées que pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale (adhésion à la carte de fidélité, souscription à une garantie, …). A l’issue de la relation commerciale (par exemple, à compter d’un achat, de la date d’expiration d’une garantie, ou du dernier contact émanant du client), vos données pourront être conservées et utilisées par SODAUTO SAS à des fins de prospection commerciale pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale. Au terme de ce délai de trois ans, SODAUTO SAS pourra reprendre contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l'absence de réponse positive et explicite de votre part, vos données seront supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur. Toutefois, SODAUTO SAS pourra être amenée à archiver certaines de vos données destinées à répondre à une obligation légale ou à des fins probatoires, aux fins d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat, dans le cas d’un litige ou une réclamation en cours. Dans ce dernier cas, SODAUTO SAS conservera vos données pendant le temps nécessaire au règlement du litige ou de la réclamation, selon les règles de prescription applicables. Enfin, vos données pourront être conservées par SODAUTO SAS à des fins d’analyses et de statistiques après avoir été anonymisées de façon irréversible. Si vous êtes prospect non client de SODAUTO SAS, vos données personnelles pourront être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par SODAUTO SAS ou du dernier contact émanant de vous, en qualité de prospect (par exemple, une demande de documentation). Au terme de ce délai de trois ans, SODAUTO SAS pourra reprendre contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l'absence de réponse positive et explicite de votre part, vos données seront supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur. En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d'identité peuvent être conservées pendant un délai d’un (1) an. En cas d'exercice du droit d'opposition, ces données pourront être archivées pendant un délai de trois (3) ans. Vos données relatives à votre carte bancaire ne sont en aucun cas collectées par SODAUTO SAS. Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection auprès de SODAUTO SAS, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas être utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition doivent être conservées (par exemple, l'adresse électronique). Les cookies seront conservés pendant treize mois maximum puis supprimés.
Concernant les fichiers Fournisseurs partenaires
Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.
En matière de recrutement
Sauf avis contraire de la part du candidat, nous conserverons son dossier pendant deux ans afin de reprendre contact avec lui si son profil correspond à l’une de nos recherches futures. A l’issue de ce délai de deux ans, ses données seront automatiquement détruites, sauf accord formel de sa part. Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher notre service informatique : [email protected]
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vos droits sur vos données
Droit d’accès à vos données : vous pouvez obtenir de SODAUTO SAS la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par SODAUTO SAS.
Droit de rectification de vos données : vous pouvez obtenir de SODAUTO SAS, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander à ce que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données : sauf exceptions légales, vous pouvez demander à SODAUTO SAS l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par SODAUTO SAS sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données : vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à SODAUTO SAS de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à SODAUTO SAS (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition : en cas de traitement de vos données à des fins de prospection, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir l’article 5 de la présente Politique). De même, vous pouvez vous opposer à la diffusion de publicité ciblée (Cookies).
Droit à la limitation du traitement de vos données : vous pouvez demander à SODAUTO SAS de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
Vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement. Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales par SMS de la part de SODAUTO SAS, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en renvoyant STOP à un numéro non surtaxé pour les SMS qui vous sont envoyés. Si vous avez accepté de recevoir des offres commerciales par mail de la part de SODAUTO SAS, vous pourrez à tout moment, manifester votre souhait de ne plus en être destinataire, grâce au lien de désinscription présent dans chacune des lettres d’information. De même, pour retirer votre consentement aux Cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.
Droit de donner des directives post mortem : vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en nous adressant un courrier, mentionnant en objet « Directives post mortem », à l’adresse suivante : [email protected] Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
L’exercice de vos droits
Pour exercer l’un de vos droits, adresser votre demande à :
- Par mail au service informatique : [email protected]
- Par courrier : SODAUTO SAS – A l’attention du DPO – 115 rue Gervolino – 98800 Nouméa. Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande (SODAUTO SAS). La demande doit également être accompagnée d’une copie recto verso d’une pièce d’identité en cours de validité et portant la signature du demandeur et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.
SODAUTO SAS adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Si vous estimez, après avoir contacté SODAUTO SAS, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL.
De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par SODAUTO SAS, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.
6. À qui transmettons-nous vos données ?
SODAUTO SAS est susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées l’article 1 des présentes.
Les fichiers clients et prospects
Concernant les fichiers clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :
Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
Le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 du RGPD) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints.
Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
L’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique. Les fichiers Fournisseurs partenaires
Concernant les fichiers Fournisseurs partenaires, vos données peuvent être transmises : • Aux personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ainsi que les personnes liées contractuellement à l’entreprise ou à l’organisme pour assurer sa comptabilité ;
Aux personnes chargées du contrôle (commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle) ;
Aux entreprises extérieures liées contractuellement pour l’exécution du contrat ;
Aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
Aux auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
Aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.
En matière de recrutement, les données des candidats sont destinées au service RH de SODAUTO SAS.
7.Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France, dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne) et dans l'est des États-Unis. En cas de transfert de données hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. L’entreprise gérant nos serveurs aux États-Unis est certifiée « Privacy Shield ». Le Bouclier de Protection des Données, mieux connu sous le nom de « Privacy Shield », est un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat aux données à caractère personnel transférées par une entité européenne vers des entreprises établies aux États-Unis. Ce mécanisme est par conséquent considéré comme offrant des garanties juridiques pour de tels transferts de données.
8. Comment sécurisons-nous vos données ?
Sodauto SAS met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. Les infrastructures de SODAUTO SAS sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …) ; la sécurité de votre terminal relève de votre responsabilité.
Dans le cas où nous serions susceptibles de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, nous nous engageons à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD. En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes : POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE :
Si aucun risque :
- Documentation interne, dans le « registre des violations »
Si risque :
- Documentation interne, dans le « registre des violations »
- Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h
Si risque élevé :
- Documentation interne, dans le « registre des violations »
- Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h
- Nous vous en informons dans les meilleurs délais
Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
La nature de la violation ;
Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
Les conséquences probables de la violation ;
Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, nous ne sommes pas tenus de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
Cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
9. Champs obligatoires
Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations, de devis ou d’essai concernant nos produits et services.
10. Politique Cookies
Lors de votre connexion à notre site Internet, SODAUTO SAS peut installer différents Cookies sur votre terminal, sous réserve que vous les ayez acceptés. Pour assurer, à votre égard, la transparence des données personnelles que nous collectons et traitons, nous vous expliquons à travers cette politique relative aux Cookies, ce qu’est un Cookie, quel type de Cookie est utilisé, pour quel but et quels sont les moyens pour gérer ces cookies. Certains Cookies ne sont pas concernés par cette obligation de consentement, notamment :
Les Cookies " identifiants de session ", pour la durée d'une session, ou les Cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas
Les Cookies d'authentification
Les Cookies de session créés par un lecteur multimédia
Les Cookies de session d'équilibrage de charge (" load balancing ")
Les Cookies persistants de personnalisation de l'interface utilisateur (choix de langue ou de présentation).
Qu’est-ce qu’un Cookie ?
Un Cookie est un petit fichier texte stocké sur le disque dur du terminal (ordinateur, tablette, smartphone, ...) d’un internaute lors de la consultation de notre site Internet. Catégorie
- Cookies d’authentification : ces cookies permettent de vous connecter au compte membre et de vous identifier lors de votre visite sur le site.
- Cookies persistants de personnalisation de l'interface utilisateur : ces cookies permettent de personnaliser et conserver vos préférences de navigation (Ex : conserver la langue préférée l'interface utilisateur d'un utilisateur d'une page l'autre).
- Cookies ayant pour finalité exclusive de permettre ou de faciliter l'utilisation de fonctionnalités et services de notre site Internet : Ces cookies permettent de conserver les préférences et actions de l'utilisateur lors de l'utilisation de fonctionnalités et de services, afin de générer des pop-up ou fenêtre d’information, permettant de simplifier les interactions que l'utilisateur a avec le site.
- Cookies liés aux opérations relatives à la publicité : Ils sont utilisés afin d'afficher des publicités ciblées sur la base d’une analyse de votre navigation sur notre site.
- Cookies de mesures d'audience : ces cookies aident à mieux comprendre le comportement de nos utilisateurs et à connaître l'audience du site. L'analyse d'audience des données collectées par l'intermédiaire de ses cookies contribue à améliorer le site
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- Cookies de session crées par un lecteur multimédia (Youtube, Dailymotion, ...) : ces cookies permettent le fonctionnement des lecteurs multimédia.
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11. Privacy by Design/by Default
Nous nous engageons à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.
12. Accountability
Afin de respect de principe d’Accountability, Sodauto SAS :
Adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
Conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...) ;
Réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.
L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.